Prozessmanagement bezeichnet die systematische Planung, Durchführung, Steuerung und Verbesserung von Prozessen. Ein Prozess ist eine inhaltlich abgeschlossene und logisch aufeinander aufbauende Abfolge von Tätigkeiten, die in Wechselwirkung miteinander stehen. Prozesse sind auf die Bedürfnisse der Adressat_innen ausgerichtet und werden aus deren Perspektive betrachtet. Die Prozessbeteiligten entwickeln die Prozesse mit dem Ziel weiter, wertvolle Ergebnisse bzw. zufriedenstellende Dienstleistungen hervorzubringen.

Angesichts gestiegener interner und externer Anforderungen wird es immer wichtiger, dass Prozesse nachvollziehbar und verbindlich dokumentiert sind. Beispielsweise erkundigt sich der Rechnungshof regelmäßig nach Prozessbeschreibungen. Bei der (Re-)Akkreditierung von Studiengängen oder der Beantragung von Drittmittelprojekten müssen vorhandene und geplante Abläufe verständlich und standardisiert dargestellt werden. Leitungsebenen müssen innerhalb kürzester Zeit zu den von ihnen verantworteten und zu steuernden Prozessen Bericht erstatten können. Zudem müssen Beschäftigte sich angesichts vielfältiger und variierender Aufgaben oder Umgebungen auf gefestigte Routinen, klare Zuständigkeiten sowie gesichertes, transparent verfügbares Organisationswissen verlassen können. Auch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gelingt nur auf Basis von systematischer, fachgerechter Prozessdokumentation. Vor diesem Hintergrund ist Prozessmanagement an der ASH Berlin ein grundlegender Bestandteil des Qualitätsmanagements und der Organisationsentwicklung.

Prozessmanagement

• fördert Transparenz, Struktur und Ordnung;
• sichert Prozesswissen für alle Beschäftigten der ASH Berlin;
• erleichtert die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden;
• macht Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, Anforderungen und Vorgehensweisen sichtbar;
• begünstigt dadurch die verlässliche Gestaltung von Prozessen;
• reduziert den Such- bzw. Beratungsaufwand bezüglich wiederkehrender Abläufe;
• erleichtert die Einhaltung interner und externer Vorgaben;
• trägt zur Vermeidung von Doppelarbeiten sowie zur Minimierung von Fehlern und Risiken bei;
• bündelt Kollaboration und Feedback für die Prozessoptimierung;
• fördert ein bereichsübergreifendes Verständnis von Abläufen;
• stärkt das Vertrauen von Hochschulmitgliedern, Kooperationspartnern und Öffentlichkeit in die Funktionsweise von Prozessen.

Die Ziele im Prozessmanagement der ASH Berlin sind eingebettet in den Aufbau eines prozessorientierten Qualitätsmanagementsystems. Sie sind darauf ausgerichtet,

• dass Prozesse im Streben nach hochwertigen Ergebnissen verlässlich und effizient dokumentiert, gestaltet und weiterentwickelt werden;

• dass Prozesse zwecks Arbeitserleichterung zunehmend digitalisiert werden;

• alle Hochschulmitglieder ein verbessertes Bewusstsein für arbeitsteilige Abläufe und Schnittstellen haben und

• Prozessorientierung eine wesentliche Basis für strategische und operative Entscheidungen sowie die Organisationsentwicklung ist.

Nähere Informationen zu den Zielen sowie den Teilprojekten und Maßnahmen, durch die sie umgesetzt werden, finden Hochschulmitglieder im Moodlekurs „Prozess- und Qualitätsmanagement an der ASH Berlin“.

Folgende Qualitätsziele dienen der Stabsstelle PQM als Leitlinien für das Wirken und die Zusammenarbeit innerhalb der ASH Berlin:

• Förderung einer lebendigen Prozesskultur: Wir schaffen eine Kultur, die die bereichsübergreifende Zusammenarbeit unterstützt und den wechselseitigen Austausch von Ideen sowie Best Practices zu Abläufen und Prozessergebnissen fördert.

• Transparenz und Verantwortung: Wir fördern Transparenz und Verantwortung, indem alle Prozesse zugänglich dokumentiert und die Zuständigkeiten klar benannt werden. Dies stärkt das Vertrauen und Engagement aller Beteiligten.

• Leicht verständliche Prozessbeschreibungen: Wir sorgen dafür, dass die Dokumentation bzw. Modellierung von Prozessen in einer einfachen und gut nachvollziehbaren Form erfolgt, damit alle Beteiligten die Abläufe schnell erfassen und verstehen können.

• Konzentration auf relevante Prozesse: Wir fokussieren uns auf die Prozesse, die die wichtigsten Dienstleistungen der Hochschule stützen, häufig wiederkehren, zahlreiche Ressourcen binden oder viele Hochschulmitglieder betreffen.

• Inklusive und nachhaltige Prozessentwicklung: Wir achten darauf, dass Prozessbeschreibungen gendersensibel verfasst werden und gestalten Prozesse sowie ihre Dokumentation unter Berücksichtigung verfügbarer Ressourcen und Tools so, dass sie für möglichst alle zugänglich sind. Bei der Gestaltung, Überprüfung und Anpassung von Prozessen integrieren wir ökologische, soziale und ökonomische Aspekte, um die nachhaltige Entwicklung der Hochschule aktiv zu fördern.

• Verbindung von Standards und Vielfalt: Wir wenden bei der Dokumentation, Steuerung und Entwicklung von Prozessen einheitlich bewährte Prinzipien aus dem Prozessmanagement an. Zugleich beziehen wir stets bereichsspezifische Besonderheiten und verschiedenartige Bedürfnisse von Stakeholdern ein.

• Kontinuierliche gemeinsame Prozessverbesserung: Wir streben danach, unsere Prozesse systematisch und regelmäßig zu überprüfen und sie so weiterzuentwickeln, dass Arbeitsabläufe erleichtert und Prozessergebnisse optimiert werden. Alle Prozessbeteiligten werden aktiv in die Weiterentwicklung von Prozessen einbezogen, um vielfältige Perspektiven und Erfahrungen zu nutzen und die Akzeptanz für Veränderungen zu fördern.

• Erhöhte Effizienz von Prozessen: Wir verbessern unsere Arbeitsabläufe so, dass wir Ressourcen schonen und alle Prozessbeteiligten eine Arbeitserleichterung erfahren.

• Technologische Integration: Wir nutzen Digitalisierungsmöglichkeiten, um effizient prozessbezogen zusammenzuarbeiten und um Prozesse optimal darzustellen, zu steuern und zu automatisieren.